Quel est le moyen le plus simple de gérer ses notes de frais ?

La gestion des notes de frais peut être un véritable casse-tête pour une organisation ou une personne. Cela dit même si vous ne disposez pas de connaissances particulières sur le sujet, cet article vous donnera les outils nécessaires pour effectuer une gestion simplifiée de vos notes de frais.

Pour commencer, comment se fait la gestion des notes de frais ?

Gestion des notes de frais en général

Avant d’aborder la gestion des notes de frais, une brève présentation est nécessaire.

Les notes de frais

Ce sont des documents fournis par des professionnels/employés à des entreprises/employeurs, en vue d’obtenir un remboursement.

Elles sont liées à des dépenses effectuées par l’employé, dans le cadre de ses activités professionnelles servant l’intérêt de l’employeur/l’entreprise. Ce sont par exemple des frais de repas, de logement ou de déplacement.

Les notes de frais servent de preuve à l’employé qui exige un remboursement. C’est pour cela qu’elles doivent être particulièrement précises et détaillées. Elles se présentent sous forme de tableau contenant les informations suivantes :

• la date ;
• le lieu ;
• la somme dépensée ;
• la nature de la dépense effectuée ;
• la TVA.

Pour obtenir un remboursement, l’employé doit joindre à sa note de frais les pièces justificatives de chaque dépense effectuée (reçu, ticket, etc.). Si après contrôle la note est jugée correcte, et non disproportionnée, le remboursement aura lieu généralement en fin de mois. Comment se fait la gestion des notes de frais ?

Gestion des notes de frais simplifiée

Que l’on soit dans le cas d’une note de frais association ou pas, cette gestion demeure complexe et peut prendre énormément de temps et de ressources. Elle se fait en suivant certains principes regroupés dans la politique de frais.

C’est un ensemble de règles définissant les modes de remboursement à utiliser (remboursement des frais réellement engagés, remboursement des frais de manière forfaitaire, déduction supplémentaire pour frais supplémentaires) ainsi que quelques consignes spécifiques de remboursements.

Ces règles se présentent comme suit :

• pour les dépenses de restaurant : si elles figurent sur la note de frais, le justificatif qui y correspond doit porter le nom des personnes invitées ainsi que le motif de l’invitation ;
• pour les dépenses de logement et hébergement : ces charges seront remboursables uniquement si au moins l’une des conditions suivantes est remplie. La première est valide quand l’employé ne peut pas regagner son domicile parce qu’il est trop éloigné (minimum 50 km du lieu de travail). La dernière est concernée quand les transports en commun desservent très peu la zone de résidence de l’employé (1 h 30 de trajet au moins).

Une condition supplémentaire doit être remplie. Elle concerne la TVA appliquée aux frais d’hébergement et de logement des employés ou dirigeants d’une entreprise. Cette taxe n’est pas incluse dans le droit de déduction, alors il est impossible de la récupérer.

• le barème des prix forfaitaires : on peut le trouver sur le site de l’URSSAF et il sert à établir des frais forfaitaires ;
• les indemnités kilométriques : si un employé ou un dirigeant d’entreprise utilise son véhicule personnel pour un déplacement servant les besoins de l’entreprise, ces indemnités le concernent. Il faudra y inclure le motif du déplacement, le lieu de la mission, le nombre de kilomètres parcourus, et la puissance fiscale du véhicule (carte grise à l’appui). Ces indemnités prennent en charge les frais tels que l’entretien du véhicule, le carburant, l’assurance et la dépréciation du véhicule. Ils ne concernent pas les déplacements domicile et lieu de travail ;
• d’autres frais annexes : tant que justifiés et pertinents, ils peuvent être ajoutés à la note de frais.

Vu la complexité de cette tâche qu’est la gestion de notes de frais, le moyen le plus simple de la faire est de recourir à une solution de gestion de notes de frais dématérialisée telle que N2F.

Comment se fait la gestion des notes de frais avec N2F ?

Gestion des notes de frais avec N2F

N2F est un outil de gestion dématérialisé, permettant de gérer de manière simple, rapide, centralisée et efficace vos notes de frais. Il dispose de plusieurs principales fonctionnalités dont :

• un scan intelligent de notes de frais : il suffit de prendre en photo une note de frais pour que N2F puisse extraire les informations telles que la date, la TVA, le montant, la quantité de carburant, etc. ; et cela en moins d’une seconde ;
• la gestion intégrée d’indemnités forfaitaires ou kilométriques : N2F possède les informations à jour des barèmes de l’URSSAF et est connecté en permanence à Google Maps pour permettre l’automatisation de vos calculs ;
• l’archivage à valeur probante : grâce à cette méthode d’enregistrement, de stockages et de restitutions de données/documents électroniques, vous n’avez plus à vous encombrer avec des papiers. L’archivage en est simplifié ;
• des fonctionnalités avancées même sur mobile : avec votre smartphone, vous pouvez également profiter des nombreuses fonctionnalités de N2F, telles que la validation de note de frais, la mise à jour de vos analytiques et bien d’autres. L’application est disponible sur iOS.

Les nombreuses fonctionnalités de N2F, en font l’outil indispensable de gestion de notes de frais. Il fonctionne aussi bien en ligne, qu’en mode déconnecté grâce à son application.

Comment se fait la gestion de notes de frais en association ?

Gestion des notes de frais en milieu associatif

Bien que les travailleurs des associations soient pour la plupart des bénévoles, ces derniers sont également confrontés à des dépenses dans l’exécution des activités associatives. De ce fait, ils sont aussi concernés par les notes de frais.

Concernant le remboursement de notes de frais en milieu associatif, seules les associations reconnues par l’État français conformément à la loi 1901 et disposant d’une personnalité juridique pourront y procéder.

Par rapport aux conditions de remboursement de note des frais, il est crucial que ces notes ne soient pas élevées. Dans le cas contraire, elles pourraient être considérées comme un versement camouflé de salaire.

L’association devra effectuer un contrôle rigoureux des notes de frais, et les remboursements se feront soit par remboursement en frais réels, soit par remboursements forfaitaires.

Pour que ces notes de frais soient justifiables par l’association en cas de contrôle, elles doivent :

• corroborer chaque dépense effectuée dans le cadre des activités de bénévolat à l’aide d’une pièce justificative ;
• attester que les dépenses effectuées sont bien en rapport avec les missions de cette association ;
• attester que les sommes remboursées en guise de notes de frais ne dépassent pas le plafond fixé annuellement par l’URSSAF.

La note de frais en milieu associatif devra contenir un minimum d’informations telles que le nom et le prénom du bénévole, le type, la date et le montant de la dépense effectuée, le moyen de paiement utilisé, ainsi que le lien entre la dépense et la mission de bénévolat.

Dans le contexte associatif, la gestion des notes de frais est également facilitée par N2F qui propose des fonctionnalités telles que le suivi en temps réel de notes de frais par les bénévoles, ainsi que leur création et envoi à l’administration de l’association.

Cela permet à l’association et aux bénévoles de se concentrer sur leurs activités sans se soucier des notes de frais.

Voici en somme comment se passe la gestion de notes de frais en général et en association. Elle est complexe et peut être simplifiée à l’aide d’outils comme N2F, déjà utilisés par plus de 5 000 entreprises.